ECM

Definition von Enterprise-Content-Management

Enterprise-Content-Management geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern bereitzustellen („Unified-Federated-Repository“, Data-/ Document-/ Content-Warehouse). ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management (Wissensmanagement), Workflow-Management, Archivierung, etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien. Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stellen.

ECM ist eine Basistechnologie von E-Business zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse. (2013, Wikipedia)

„Enterprise Content Management umfasst die Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen.“
(Internationaler Enterprise Content Management Verband AIIM)

Worum geht es also nun genau?

ECM ist eine einheitliche Unternehmensplattform, die hilft, die anfallenden Fluten von grösstenteils unstrukturierten Daten und Informationen zu organisieren. Die Daten werden erfasst, verwaltet und archiviert über ein DMS, aber auch aktuell gehalten und zur richtigen Zeit für berechtigte Personen bereitgestellt.

Alle Informationen sind nur einmal, dafür zentral verwaltet, abgelegt.

ECM ist also die digitale Infrastruktur einer Unternehmung, vorausgesetzt dass sämtliche Informationen ohne Medienbruch digitalisiert werden. Das Ziel ist, Geschäftsprozesse effizient zu organisieren und das Zusammenarbeiten zwischen Mitarbeitern resp. Abteilungen unabhängig von Zeit und Ort zu erlauben. Es wird das gesamte Unternehmens-Knowledge vereint, Einzellösungen werden bewusst vermieden.

Die Kernkomponenten von ECM

Jedes ECM System beinhaltet die Kernfunktionen Erfassung, Bereitstellung und Archivierung. Dieser so genannte Lebenszyklus von digitalen und digitalisierten Daten ist in (fast) allen Enterprise Content Management Lösungen das Grundprinzip.

  • Erfassung: Dokumente, Post, Fax, E-Mail, Portale, Import, Buchhaltung
  • Bereitstellung: Bearbeitung, Druck, Anzeige, Versand, E-Mail, Portale, Export, Internet/Intranet
  • Archivierung: Revisionssichere Archivierung

Am Schluss des Lebenszyklus der Daten steht die sichere Vernichtung.

 

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