DMS

Dokumenten-Management-System

Der Begriff des Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

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Im Englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z.B. in Content Management Systemen vorzufinden sind.

Quelle: Wikipedia

Was bedeutet das genau?

Dank dem Einsatz von einer DMS-Software können alle Arten von Dokumenten wie Geschäftsbelege, E-Mails und andere elektronische Dokumente problemlos gemeinsam verwaltet werden.

Im Vergleich zu einem einfache Datenserver übernimmt ein DMS weitere Aufgaben, die für die Anwender von grossem Nutzen sind. Es ermöglicht effizientes Arbeiten und ist mehr als einfach nur eine Software zum Ablegen von Daten und Dokumenten. Das DMS visualisiert die Ordnerstruktur, regelt die Verbindung von Dokumenten untereinander (file-to-file relationship), überwacht den Publishing-Workflow (veröffentlichen, revidieren, korrigieren) sowie die Zugriffsrechte für die Anwender und vieles mehr. Und dank einfach zu erfassenden Metadaten werden die Dokumente auch jederzeit problemlos gefunden.

Das DMS ist einer von mehreren Bereichen des Enterprise Content Managements (ECM).

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